毕业生同学们: 你们好！
你们即将结束大学校园生活，开始人生新的旅程。在你们忙于毕业的同时，请不要忘记记载你们成长足迹的她---学生人事档案，她将永远伴随你们。因为，你无论是想继续求学深造，还是想发展事业，以及在今后计算工龄或者上各种保险时都需要她。为了你和她都能顺利抵达新的人生驿站,请你对下列问题一定给以关注。
一、学生档案管理部门
我校全日制学生的档案由学校档案馆人事档案室管理,毕业生档案转递也由人事档案室负责。
二、档案转递方式
根据中组部和国家档案局的有关规定，人事档案不准邮寄或交本人自带，必须以机密件形式通过机要局转递到档案接收单位。
三、机要局负责档案转递的范围
机要局只负责将档案转递到区县级以上党政军机关和国有企事业单位及各省市区县人才交流中心。
收件单位不符合机要投递范围的：门牌号码、所有非国有的公司工厂、中学、派出所、信箱、车间、街道办事处、宗教团体、门诊部。
四、档案转递的时间
毕业生在取得《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》或《全国毕业研究生就业通知书》一个月后,档案馆会负责将个人档案转递到档案接收单位（可以接收机要邮件的单位）。
五、 毕业生填写《毕业生就业协议书》中“档案转寄地址”一栏时须特别注意的事项
1、请填写准确详细的档案接收部门以及其所在的省、市、区、县，单位名称不得使用简称。
2、要特别注意填写派遣单位和档案转寄详细地址之间的关系:
（1）凡派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的,比如毕业生签约单位是各大部委、院校等部门，可以直接填写各大部委或院校的名称及其详细的地址。
例 协议单位名称：外交部，则档案转递详细地址为 外交部干部司干审档案处（北京市朝阳区朝阳门南大街2号），邮编：100701。
（2）凡派遣单位不符合机要通信投递范围,比如签约单位是某中学或某个公司，则要填写与机要局有直投关系的上属单位的名称及详细地址。
例 协议单位名称：北京市房山区石窝中学，则档案转递为上级主管单位，详细地址为 北京市房山区教委（北京市房山区良乡西潞大街9号），邮编：102488。
（3）如果签约单位将档案集中存放在某个人才交流中心的，档案转递地址应填写这个人才交流中心的名称及其详细地址。
例 协议单位名称：北京中洲国际建筑工程有限公司，则档案转递详细地址为 北京市人才交流中心（北京市安定门外大街１８７号），邮编：100011。
3、已经考取国内研究生，请填写所录取学校的院（系、所）的党委名称及详细地址。毕业后去外校深造的学生要把在就业指导中心盖章备案后的考研调档通知单交到档案馆。
例 研究生录取院校名称：南京师范大学，则档案转递详细地址为 南京师范大学**院 党委（江苏省南京市宁海路122号），邮编：210097。
4、毕业后申请出国的学生档案的转存
（1）北京生源出国的学生可以把档案存放在教育部留学服务中心（离校前自己去办存档手续，取得调档函交予我处），要求学生自己事先联系好，由人事档案室转寄。
（2）外省市生源出国的学生也可以把档案存放到教育部留学服务中心档案室（离校前自己去办存档手续，取得调档函先到我校户口办盖章后交予我处）或其生源地各省市的人才交流中心，也要求学生自己事先与当地人才联系好，并且写清楚详细地址，由人事档案室转寄。
（3）教育部留学服务中心留学人员档案室咨询电话：82301015
六、毕业生档案去向的查询
档案寄出一到三个月后,同学们应向档案接收部门及时查询落实档案是否收到。同专业同姓名的同学，还请注意查验档案材料，如发现有任何问题和档案未接收到的请及时与人事档案室联系。如档案已寄出但未收到需要查询邮寄去向的，一定要在一年内查询，因为机要局对机要邮寄底单只保存一年，过期无法查询。凡在网上查询的学生应在领取就业报到证一个月后方可查询。凡确信密码输入正确而网上显示密码错误时，则说明该档案 因某种原因尚未寄出。这种情况可在开学后电话咨询。
网上查询程序： 首先进入beoplay官网新版主页：2009.ustb.edu.cn，然后点击“公共服务”进入“档案信息查询”中输入姓名、密码（密码均为本人身份证号码）即可查询。
七、如果个别学生工作单位有变动，需改派，经就业指导中心同意，档案需要从工作单位转回学校。如果由本人带回学校的，须单位开具同意自带的介绍信，而且档案袋必须密封完好、加盖单位骑缝公章，如有破损或开口，人事档案室一概不予接收，由此引发的一切后果由学生自己负责。
八、如果是由于同学们填写不清楚或错误等原因而使档案滞留、重寄，责任由同学自己承担，超过学校规定的保管期限将依据有关规定收取一定的档案保管费。
衷心祝愿所有毕业生都有更加美好的前程！
关于档案转递的其他未尽事宜，请直接与人事档案室联系。
联系电话：62332363
（研究生档案负责人：劳老师；本科生档案负责人：王老师）
beoplay官网档案 2010年1月5日